Muitos de nós participamos
de vários grupos, o que acarreta em um volume grande de emails que
chegam, ficando todos misturados aos nossos emails particulares.
Muitas vezes, até deixamos
de ler ou responder a alguma mensagem, pois ela se perde em meio a
tantas outras na Caixa de Entrada.
O Outlook possui recursos
que nos possibilitam separar o recebimento de nossos emails.
Basta criar uma pasta especificada, estabelecer regras para as
mensagens e os emails já entrarão direto em sua respectiva
pasta.
Tal procedimento irá facilitar bastante na organização e
visualização dos emails recebidos. Principalmente se forem criadas
várias pastas, uma para cada grupo, ou caso queiram separar os emails
pelos remetentes, ou adotar outros critérios para as regras de
mensagens. Como verão, há várias opções para separar os
emails.
Que tal criarmos uma pasta
só para os emails do nosso grupo NC_Iniciantes para que eles não se
percam ou se confundam com os demais?
Primeiro passo:
Crie uma
pasta para receber seus emails do Iniciantes.
No Outlook,
selecione o item Pastas Locais, clicando sobre ele apenas.
Vá
em Arquivo / Novo / Pasta.
Abrirá uma janela onde
você colocará o nome da pasta que quer criar.
Exemplo:
NC_Iniciantes.
Dê OK.
Pronto! Sua pasta do grupo
está criada!
Vá agora em Ferramentas
/ Regras para mensagens / Email.
Na janela que abrir clique
em Nova.
Abrirá uma janela onde você irá especificar suas
regras em 2 fases, na mesma janela:
1a.
Fase - Marque a segunda opção: Quando a linha
Assunto contiver as seguintes
palavras.
Vá agora na parte de baixo
da janela, e onde estiver escrito contiver
palavras especificadas, clique sobre
ela.
Abrirá outra janela
pequena, onde você irá digitar NC_Iniciantes. (isso porque todos
os emails do nosso grupo contêm a palavra NC_Iniciantes no
Assunto)
Atenção!!!!
Cuidado aqui! A digitação terá que ser certinha - grafia correta e com
os espaços certinhos. Se não for feito exatamente igual, não funcionará,
ok? Verifique se seu grupo é NC_Iniciantes 1, NC_Iniciantes 2 ou
NC_Iniciantes 3 e escreva corretamente. Essa regrinha vale para outros
grupos e esse grupo de palavras deverá estar corretamente
escrito!
Clique em
Adicionar e em
Ok.
2a.
Fase - Na mesma janela, marque agora a opção Movê-la
para a pasta especificada.
Na parte de baixo, clique
na palavra especificada.
Abrirá uma janela com as suas pastas.
Procure a
pasta NC_Iniciantes que você criou.
Dê
Ok.
Prontinho!
De agora em
diante, todos os emails do NC_Iniciantes entrarão direto
nessa sua pasta NC_Iniciantes.
Não é uma boa
idéia????
Abra outras pastas e
crie regras de mensagens para outros grupos que você participa, ou abra
novas pastas utilizando outros critérios que queira.
Você verá como seu Outlook
ficará mais organizado e como também irá localizar e visualizar os
emails com muito mais
facilidade!
